Смолій С.І.

                                 ДИСЦИПЛІНА  «МЕНЕДЖМЕНТ СКД»

   Завдання:       Законспектувати та опрацювати  матеріал

                             Виконати самостійну роботу( завдання дивись після тем).

         Тема 2.4:   Документальне забезпечення праці менеджера.

                                                                    План.

       1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством.

 2. Визначення документа. Види документів та їх класифікація.

       3. Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства.

       4. Система документації та її класифікація.

       5. Документування управлінської діяльності в організації.

Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством

 

Підприємство можна розглядати як колектив, організацію людей, об'єднаних спільними цілями. Підприємство має певну структуру, внутрішні зв'язки, що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами чи працівниками і зовнішні зв'язки з діловими партнерами, підприємствами, органами влади. Зовнішні та внутрішні зв'язки підприємства можна розглядати як інформаційні.

Управління підприємством є процесом отримання, опрацювання інформації, прийняття рішення та доведення його до виконавця (передача інформації).

Найбільш важливою частиною управління є прийняття рішення. Для вироблення правильного рішення необхідна повна, оперативна й достовірна інформація. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішень. Інформація має бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі та опрацювання стан справ не змінився. Достовірність її визначається ступенем відповідності змісту об'єктивному стану справ.

Інформація - це відомості про оточуюче середовище, процеси, які в ньому відбуваються і сприймаються людиною чи спеціальними технічними засобами.

З точки зору змісту чи сфери діяльності, в якій використовується інформація, умовно її поділяють на управлінську, наукову, технічну та ін.

  Інформація використовується підприємствами для планування, організації та координації господарської діяльності

    

Документальна фіксація інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності. Матеріальними носіями її є документи.

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь - якої організації, підприємства. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення.

Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді.

Управлінська документація

Першими документами на Русі були грамоти. Саме слово документ походить з латинської мови - "спосіб доказу", "зразок". В українську мову воно прийшло з російської: за часів Петра І документами стали називати ділові папери, що мали правове (юридичне) значення, тобто слугували доказом чиїхось прав, підтвердженням законності певних дій.

Згідно з Державним стандартом на термінологію діловодства та архівної справи, документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини.

Як носій інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої організації кожної установи, підприємства. Документи забезпечують взаємодію всіх підрозділів.

Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв'язки установ та підприємств.

Документи використовуються для передачі інформації у часі та просторі, тобто мають координуючу функцію.

В роботі з документами необхідно керуватися нормативними актами України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів.

В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація у яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, типографським.

Сукупність документів, оформлених згідно з певними правилами, називають управлінською документацією.

Управлінська документація - це система документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі

Документи створюються для реалізації тієї чи іншої функції. В документі, як правило, переплітається велика кількість функцій - інформаційна, соціальна, комунікативна, управлінська, правова, облікова.

 У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні низки документів. Робота з документами займає від 45 до 70 % робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт по оформленню, виготовленню документів, опрацювання вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.

Ці правила визначають порядок ведення діловодства, його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп'ютерні (автоматизовані) технології опрацювання документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів. Також визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства при розгляді заяв, скарг та пропозицій.

Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов' язків.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов' язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби є обов'язковими для всіх працівників управлінського апарату організації.

Відповідальність за дотримання встановлених правил діловодства, його стан в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що перебувають на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі, інспектори, офіс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватися принципами:

·         оперативності (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полегшують роботу з документами, нумератори, степлери);

·         доцільності всіх діловодних операцій (кожний вид роботи з документами має бути необхідним в діяльності підприємства);

·          вмілого поєднання документального забезпечення управління з бездокументальним.

Документування - це процес створення документів.

Документування інформації є обов'язковою умовою віднесення до інформаційних ресурсів. Здійснюється воно в порядку, який визначається органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію документів.

Документування включає наступні операції: підготовка, складання, узгодження, оформлення та виготовлення документів.

На підприємстві має бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) до складання документів та роботи з ними. Він може бути закріплений інструкцією по діловодству (документальному забезпеченню управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати критеріям оцінки якості документування систем управління.

Робота з документами підприємства складається з таких етапів:

Ø  приймання,

Ø  розподіл,

Ø  контроль виконання,

Ø  довідкова робота,

Ø  формування справ,

Ø  передархівна обробка,

Ø  використання,

Ø  зберігання документів.

Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з документами визначається оперативністю пересування та виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.

                              Система документації, її класифікація

У зв'язку із швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного удосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників в галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.

Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп'ютеризації управління. Найвища ефективність від використання ПЕОМ може бути досягнута шляхом упорядкування всієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи. Впровадження автоматизованої обробки інформації дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.

Значну роль в справі упорядкування роботи з документами, оптимізації документацій-них процесів у масштабі країни відіграє Єдина державна система діловодства (ЄДСД). Це науково упорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій по веденню діловодства починаючи з надходження або створення документа до здачі його в архів.

Документальне забезпечення - комплекс операцій з готовими документами 

Основні положення ЄДСД складаються із загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які перебувають на нижчих ступенях ієрархії. Виділяють функціональні та галузеві системи документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення. (Мінфін, Держкомстат, податкова адміністрація тощо). Функціональні системи тісно пов' язані між собою (система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.

В додатках ЄДСД наведено приблизний перелік документів, які підлягають контролю за виконанням.

Обов' язковою умовою раціональної організації діловодства є автоматизація процесів діловодства. В ЄДСД пропонуються варіанти типових комплектів технічних засобів для механізації операцій з документами.

               Тема 3.1.  Комунікаційний   процес в управлінні.

                                             План.

1.        Поняття «комунікація», «засоби комунікацій».

2.        Етапи процесу комунікацій.

3.        Елементи комунікаційного процесу.

     Комунікація має кілька значень. По-перше, це шляхи сполучення: (наприклад, повітряні або водні комунікації); по-друге, це форма зв'язку (радіо, телеграф); по-третє, це процес передачі інформації за допомогою технічних засобів — засобів масової інформації (радіо, телебачення, преса, кінематограф); по-четверте, комунікація виступає як акт спілкування, зв'язок між двома або більше індивідами, повідомлення інформації однією особою іншій.

    Визначення терміну «комунікація» починається від характеристики численних інформаційних систем передачі людської мови, сигналів і зображень. Згідно з цим термін «комунікація» означає «міру участі» в процесі споживання, обміну та використання  інформації. Але разом з тим знаходитися у стані комунікації — це не просто передавати й одержувати інформацію. В процесі комунікації утворюється комунікативне співтовариство. Воно характеризується відносинами єдності, взаємозв'язку, взаєморозуміння.

   Є й інші грані комунікації. Це:

-   координація з приводу прийому та передачі інформації;

-  узгодженість цінностей: оцінок і процесів розуміння;

-   організація процесу зв'язку між індивідами.

        Таким чином, комунікація як акт спілкування має свої  особливості.

 В більш вузькому, соціально-психологічному розумінні, комунікація — це процес передачі інформації від відправника до одержувача.

     Комунікація має певні складові частини.

 Найпростіше уявлення про структуру комунікації дає така схема:

Відправник	Процес передачі       інформації	Одержувач

    Наступна характеристика процесу комунікації - цільова. Характер спілкування (передача інформації, обмін діяльністю, вміннями, навичками) визначає особливості акту спілкування — комунікації. Тоді схема комунікації матиме такий вигляд.

                   Мета                                                          Результат

В	Засоби кодування	Сигнал	Прийом кодування	О

     

Комунікація — це процес двостороннього обміну ідеями  та інформацією, який веде до взаємного розуміння.

   Термін «комунікація» походить від латинського слова, яке означає «спільне» або «розділене між усіма». Якщо не досягається взаєморозуміння, то комунікація не відбулася.

  Керівники повинні пам'ятати про дві умови ефективності зворотного зв’язку.

     1. Перша — щоразу, вступаючи в спілкування з підлеглими, передбачте конкретний спосіб зворотного зв'язку. Для впевненості в успіху недостатньо запитати: «Ви мене зрозуміли?». На таке запитання люди майже завжди відповідають стверджувально, навіть якщо це не так, краще дати  запитання за змістом спілкування.

     2. Друга умова доброго зворотного зв'язку — увага до людей. Найбільш  важливі сигнали зворотного зв'язку часто надходять у слабовираженій  формі. Необхідно постійно та уважно спостерігати за поведінкою тих з ким  ви спілкуєтесь. Навчіться відмічати і розуміти вираз очей, тон голосу, жести. Уважно слідкуйте за усім, що говорять, а особливо за тим, що роблять люди.

    Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією між двома або більше людьми, працівниками з метою розв’язання певної проблеми.

                         Етапи процесу комунікацій:

1.                            Формування або вибір ідеї (зародження ідеї).

2.                            Кодування і вибір каналу (перетворення ідеї в повідомлення з допомогою жестів, інтонації, вибір способу передачі з допомогою телефонного чи електронного зв’язку, відео стрічок, тощо).

3.                             Передача ідеї.

4.                            Декодування (передача символів відправника в думки отримувача).

5.                            Здійснення зворотного зв’язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

Складові елементи комунікаційного процесу:

-    відправник джерела  - суб’єкт, що генерує ідеї, збирає необхідну інформацію з метою передачі її іншим суб’єктам;

-    повідомлення – закодована в символах інформаційна ідея;

-    канал – засіб передачі інформації

-    отримувач (споживач інформації) – суб’єкт, який очікує отримати  певну інформацію.

                               Комунікації виникає:

1.    Між закладом культури і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін  інформацією зі споживачем йде через рекламу, з державою – через звіти, з політичною системою – шляхом створення лобі парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відео стрічки, звіти та ін.

2.    Між рівнями, підрозділами, та працівниками організації.

            Комунікація може здійснюватися:

-    від вищих рівнів управління до нижчих, тобто зверху до низу (поточні завдання, зміни в технології виробництва, нові пріоритети тощо);

-    від нижчих рівнів до вищих (інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію та ін.);

-    між різними підрозділами (відділами, цехами, тощо);

-    між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом);

-    через неформальні комунікації здебільшого шляхом поширення чуток.

          Комунікації можуть бути формальні (офіційні) та неформальні.

 Формальні – створюються керівником закладу.

 Неформальні – установлюються на засадах особистих стосунків в організації.

З метою забезпечення високої якості комунікаційних процесів слід орієнтуватись на види комунікацій:

§            міжособові, які виникають між конкретними особами (працівниками);

§            організаційні, які визначаються характером діяльності, побудовою, можливостями організації (підприємства).

На шляху міжособистих комунікацій можуть виникати такі перепони:

-    неповне сприйняття інформації;

-    несприйняття інформації;

-    семантичні бар’єри, тобто перепони, викликані нерозумінням способів використання слів і словесних знаків;

-    невербальні перепони, які виникають у процесі використання несловесних  (невербальних) знаків: погляд, вираз обличчя, посмішка та ін.;

-    поганий зворотний зв’язок.

Усунути ці проблеми можна шляхом вдосконалення спілкування. Для цього треба:

-    пояснити та обґрунтувати свої ідеї до початку їх передачі;

-    бути сприятливими до потенційних семантичних проблем;

-    стежити за власними жестами, позами, інтонаціями;

-    бути уважними до почуттів інших працівників;

-    враховувати соціально-психологічний клімат у колективі;

-    встановлювати якісний зворотний зв'язок;

-    допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення.

 В організаційних комунікаціях причинами виникнення перепон можуть бути:

- деформація повідомлень на різних етапах процесу комунікації;

-   інформаційні перевантаження в системі комунікацій;

-   незадовільна структура управління організації;

-   громіздка структура комунікаційного процесу.

      Удосконалення комунікацій і ліквідація перепон в організаціях здійснюється за допомогою:

-    раціоналізації структури комунікаційного процесу;

-    регулювання інформаційних процесів;

-    удосконалення документообігу;

-    ефективного застосування графічних засобів;

-    поліпшення виконання функцій менеджменту;

-    поліпшення зворотного зв’язку;

-    введення системи збору пропозицій працівників;

-    використання інформаційних бюлетенів;

-    застосування сучасних інформаційних технологій (персональних комп’ютерів, електронної пошти, відеотехніки, радіо, телебачення тощо).

   Базою комунікацій є ефективне інформаційне забезпечення.

                                                Література:

1.     Осовська Г.В. Комунікації в менеджменті: навч посіб./ Г.В. Осовська.- К.: Кондор, 2008 .- С.12-16

              

            Завдання  для самостійної роботи :

-           підготувати реферат або доповідь,

-           оформити відповідно до вимог та рекомендацій.

              

                 Рекомендовані    теми рефератів  та  доповідей

       з дисципліни « Менеджмент соціокультурної  діяльності»

1. Ключові аспекти людини та праці та їх розкриття різними науковими дисциплінами.

2. Характер людини, організаційна культура та менталітет: їх взаємозв’язок і вплив на систему управління персоналом.

3. Режим праці та відпочинку працівників галузі культури.

4. Управлінська етика та її складові.

5.  Проектна діяльність в соціокультурній сфері.

6. Контроль в менеджменті соціокультурної діяльності.

7. Зміст одномірних теорій менеджменту та їх внесок у формування сучасних систем управління персоналом.

8. Теорія людського потенціалу як основа формування ефективної системи управління.

9. Теорії лідерства та їх внесок у формування ефективної команди та системи управління персоналом.

      
                                            


                                               ДИСЦИПЛІНА «ОД»   

 Розпочинаємо вивчати нову тему та виконувати практичні завдання.

                                    Тема 3. Облік кадрів.

        3.1  Поняття про облік кадрів. Його необхідність та значення.

                                               План.

1.    Загальні положення.

         2.  Завдання обліку кадрів.

         3.  Місце та склад кадрової документації.

   Управлінська діяльність знаходить своє відображення у документах, за допомогою яких здійснюються  різноманітні функції: матеріально - технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі, облікові.

      Найхарактерніше для всіх документів є те, що вони є джерелами або носіями інформації і мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

 Тому документи мають бути правильно складені як за формою, так і за змістом. Найважливішими документами   виробничого процесу на підприємстві, в установі, організації  є  документи, що містять інформацію про особовий склад, зафіксовану в облікових документах.

    Для того щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

   Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників.  Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

     Облік кадрів здійснюють кадрові служби (менеджери з персоналу, інспектори з кадрів)  або спеціально уповноважені посадові особи на підприємствах з малим обсягом робіт.

                   Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

1.                  про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

2.                  про зміну кількості і складу працівників в установі в цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін.

3.                  про стан  роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

4.                  про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

5.                  про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

  До документів з  обліку кадрів (особового складу) належать:

-          накази про прийняття, переведення та звільнення працівників (первинні документи з обліку чисельності працівників);

-          особова картка за формою №П-2 ( ведеться на всіх працівників, незалежно від строку, трудового договору і форми власності виду діяльності й галузевої  належності підприємства, установи, організації);

-          особова справа ( ведеться на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних працівників);

-          штатно - посадова книга, алфавітна книга, книга обліку руху  кадрів.

      Службові документи з особового складу є підставою для :

      а) надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду та фах;

       б) одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової  допомоги.

       Документація з особового складу використовується також у довідкових цілях.

      Особливо зростає значущість документації з особового складу, коли працівник досягає пенсійного віку.

        Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

              

             Документи, що визначають склад особової справи.

  

          Особова справа складається з таких документів:

·         додаток до особового листка з обліку кадрів;

·         особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4 х 6 см;

·         автобіографія;

·         копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;

·         перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);

·         різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

·         документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення);

·         копії наказів ( розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення  та звільнення працівника або виписки з цих наказів;

·         матеріали проведення атестації;

·         опис документів.

                            Опис документів особової справи.

           Опис документів заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього заносяться у випадку залучення до особової справи додаткових документів.

         Схема опису:

    

№ п/п	Назва документа	Кількість аркушів	Дата вилучення	Ким вилучений документ та з  якої причини

          Кожний документ, який включається до особової справи, в  «Описі документів» записується окремо в точній відповідальності з тим, як він іменувався  при його складанні. При цьому в графі «Найменування документа», крім найменування документа, проставляється його  номер і дата, а також дата залучення до особової справи.

          Наприклад:

               Копія диплому А №3135, виданого 15.06.2009р.

               09. 03.2017р.

            Графи «Кількість документів», «Дата вилучення», «Ким вилучений документ та з якої причини» заповнюється у відповідності до їх найменування.

                                                            

                  

           Тема . Складання та оформлення  резюме.

                                                   План.

1.      Резюме як документ.

2.      Основні вимоги до складання резюме.

3.      Форми резюме. їх характеристика.

4.      Розміщення реквізитів в хронологічному резюме.

        Резюме як документ  в перекладі з французької мови означає короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, наукової праці.

     Як документ резюме – це коротке узагальнення найважливіших відомостей про особу.  Зокрема в ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні біографічні дані. На відміну від автобіографії чи анкети, резюме характеризується граничним лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вважає за найнеобхідніше, аби справити на роботодавця приємне враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме – запорука успіху.

          Обсяг резюме не повинен перевищувати однієї сторінки. Інформацію слід розміщувати так, щоб легко сприймалася візуально, передусім акцентувала особистісні позитиви.

          На сторінці зліва розміщують графу питань у вигляді коротких називних речень, справа – лаконічні відповіді.

          До складання резюме існують такі вимоги :

-          вичерпність інформації з наголосом на основних елементах;

-          грамотність, бездоганний друк;

-          чітке оформлення;

-          персонізація резюме (при бажанні можна перелічити назви структур, фірм, де людина працювала раніше).

      Розрізняють три форми резюме :

-          звичайне або стандартне  (довільне);

-          хронологічне, що висвітлює досвід за роками;

-           функціональне, яке демонструє освіту та потенціал автора, вияскравлює професійні здібності, підтверджені попередніми роками діяльності.

-           

             У функціональному резюме початкові пункти збігаються з пунктами хронологічного, а подальші – замість переліку попередніх посад висвітлюють уміння та навички, професіоналізм.

            Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме, але одним із найпоширеніших є хронологічне, коли подається:

1.      Назва документа.

2.      Текст, що містить таку інформацію:

-          прізвище, ім’я, по батькові;

-          мета складання резюме;

-          особистісні дані (дата народження; сімейний стан; національність (якщо потрібно));

-          відомості про освіту ( повне найменування всіх навчальних закладів , у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі));

-          відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

-          відомості про публікації (якщо потрібно);

-          інша інформація на вимогу роботодавця  (нагороди , премії , плани на майбутнє, наявність рекомендаційних листів).

3.      Дата (при потребі);

4.      Підпис (при потребі).

    Може  бути й інший варіант розміщення  реквізитів: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте  зараз, потім у зворотно - хронологічному порядку перераховуються посади,  які ви обіймали до цього, а в кінці  зазначається освіта.

      Основна вимога до складання – резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

          Як правило,  цей  документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

                 

       Тема : Оформлення та ведення особових справ,                       порядок  їх зберігання. 

    Особова справа – це сукупність документів, які містять найновіші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості.

Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників.

      Заводяться   особові справи на керівника підприємства ,його заступників, матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів і т.д. Оформлюється особова справа після зарахування працівника на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу :

                 -опис документів;

                 -доповнення до особового  листка по обліку кадрів;

                 -особовий листок по обліку    кадрів із фотокарткою працівника розміром  4х6 см;

                -автобіографія ;

                -копії документів про освіту ;

                -заява про прийняття на роботу ;

                -різного роду  характеристики чи рекомендаційні листи

                -документи, на підставі  яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника /контракт, подання, листи про переведення /.

            До особової справи в хронологічній послідовності включають: накази /розпорядження/про переведення на іншу постійну роботу; про нагородження, заохочення, дисциплінарні стягнення; копії документів, які  підтверджують підвищення  кваліфікації, перепідготовку, стажування, характеристики; атестаційні   листи.

    Довідки з місця проживання, медичні довідки  та  інші документи  другорядного значення можуть групуватись самостійну  справу тимчасового   зберігання окремо  від     особової  справи або  розміщуватись у  “кишеньці” на зворотному боці  її обкладинки.

       Включення  до особової  справи наказів   /розпоряджень /   про відпустки, про   направлення у   відрядження, на курси перепідготовки, підвищення  кваліфікації чи стажування не допускається.

     Документи особової справи містять інформацію не лише про  прийняття, переведення  та звільнення працівника, а  й  про  його  вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність.

      Систематизуються особові справи в алфавітному  порядку  або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально - відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно - посадовій книзі, який записується і в  алфавітну книгу особових справ.

     Оформлюється обкладинка особової справи таким чином, заголовок  повинен   містити  повну  назву  підприємства;  номер         справи прізвище, ім’я, по батькові  особи, на  яку вона заведена, усе    в називному відмінку.

    Обов’язково   проставляється  дата  заведення  /день прийняття  особи на роботу/ і закінчення  /день звільнення/ особової справи. Оскільки  справа  є  документом  тривалого    зберігання, її необхідно вкласти в тверду обкладинку й  переплести.

     Після  звільнення працівника його заяву про звільнення, копію наказу /розпорядження/, а  також  інші  документи  на підставі  яких видано наказ підшивають в особову  справу  та  записують в опис. У додатку до особової справи  працівника  робиться  запис  про  його звільнення. Після цього особова справа  вилучається та зберігається у відділі кадрів два роки, потім здається  на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання – 75 років.

     Доступ до особових справ має   бути обмеженим.  Особові справи зберігаються на рівні із секретними документами.

     Розміщуються особові справи  у  сейфах  чи  у  спеціально пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються.

    Відповідальність за  зберігання несе начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу або секретар.

    Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більш ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У  разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених  записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку  вона заведена.

      Щоб запобігти втрати особової  справи, у ній необхідно тримати контрольну картку. Вона залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє   місце.

      Якщо особова справа відправляється поштою, то вказується дата відправлення, адресат,  вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.

      Після передачі особової справи  в архів контрольна картка знищується.

      Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається  / виняток становлять випадки переведення особи  з підприємства однієї системи/.

        Тема: Особова картка / форми П-2 /, її структура,                  правила  заповнення   та використання.

    На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу, за сумісництвом, а також на роботу за контрактом, заповнюється особова картка.

   Особова  картка заповнюється на підставі опитування особи  та відповідних документів  працівником відділу кадрів.                

  Особова картка заповнюється за формою  П-2 чорнилом або кульковою ручкою.  Але дані, які можуть змінюватись (паспортні дані, домашня адреса, телефон) заповнюються олівцем. Записи ведуться чітко та акуратно.

               Особова картка складається з 4 розділів :

1.        Загальні відомості.

2.        Відомості про військовий облік

3.        ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ (ЗА РАХУНОК  ПІДПРИЄМСТВА-РОБОТОДАВЦЯ)

4.        Призначення і переведення

5.        Відпустки

         Порядок заповнення особової картки такий.

         У розділі 1 “Загальні  відомості“ з паспорта вносять прізвище, ім’я та по батькові, рік, місяць, число та місце народження, номер та серію паспорта, домашню адресу.

       В рядку “Освіта“: у пункті “а)“ зазначають, яку освіту має особа ( вищу, неповну вищу, середню спеціальну, середню, неповну середню, початкову). Пункт б) заповнюють на спеціалістів, які закінчили вищий або прирівняний до нього навчальний заклад ;  в пункті; в) роблять відмітки в тому випадку, якщо  працівник закінчив ПТУ; в пункті г) підкреслюють форму навчання (денна, вечірня, заочна).

             Якщо  працівник закінчив 5, 6 класів середньої школи, його відносять до осіб з початковою освітою. Працівники, які навчаються на момент працевлаштування  у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах, але не закінчили їх, відносять до осіб з освітою, яку вони мали до вступу в ці навчальні заклади .Незакінчена вища освіта вважається в тому випадку, коли працівник залишив навчання після закінчення  трьох курсів вузу або продовжує навчання в ньому.

         У рядку “Кваліфікація за дипломом пишуть повну назву кваліфікації вищого навчального закладу, який закінчив спеціаліст, ставлять номер та дату видачі диплома про закінчення вищого навчального закладу.

        У рядку “ Загальний стаж роботи» проставляють стаж роботи з початку трудової діяльності .

        У рядку “Безперервний стаж роботи“ вказують стаж роботи, згідно з яким  починаються виплати з спеціального страхування та допомоги.

       У рядках “Останнє місце роботи, посада“ і “Дата“ і причина звільнення відповідно до записів у трудовій книжці.

      У рядку “ Сімейний стан “ потрібн6о вказати склад сім’ї  та дати народження кожного її члена.

           Після заповнення працівником відділу кадрів усіх пунктів першого розділу  особову картку підписує особа, яка оформлюється на роботу  та ставиться дата заповнення.

           Розділ II “ Відомості про військовий облік“ заповнюється відповідно до інструкції з обліку військовозобов’язаних, яку начальник відділу кадрів отримує у районному військоматі. Вказані дані щорічно звіряються.

 Розділ ІІІ «ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ (ЗА РАХУНОК ПІДПРИЄМСТВА-РОБОТОДАВЦЯ» заповнюється в тому випадку коли працівник навчався. Вказується період, форма навчання та документ, що посвідчує професійну освіту.

       У розділі IУ “Призначення та переведення“ запис и здійснюються під час оформлення на роботу. В цьому ж розділі відображаються переміщення, переведення, зміни кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносять до трудової книжки.

    У розділі У “Відпустки“ ведеться облік щорічних та додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.

   У рядку “Дата і причина звільнення“ вказується число, місяць і рік звільнення, його причина, підстави припинення трудового договору, дату і номер наказу про звільнення.

   У рядку “Трудову книжку отримав“ вказують число, місяць і рік отримання, ставиться підпис власника трудової книжки.

         Особові картки  розміщують в картотеці з обліку кадрів та комплектують  за структурними підрозділами підприємства та за прізвищами працівників у алфавітному порядку.

        Для полегшення пошуку   особових карток працівників у процесі складання аналітичних довідок, групи карток перекладаються кольоровими роздільниками із зазначенням назв різних відомостей.

         В картотеці з обліку кадрів слід виділити особові картки молодих працівників, які закінчили училище менш як у дворічний строк. Аналогічно можна заповнювати особові картки працівників, які навчаються у вечірніх та заочних навчальних закладах .

      Заповнюючи особові картки на працівників апарату управління  їм слід присвоювати номери, що відповідають  порядковим номе- рам  у штатно - посадовій книзі.

  Якщо особа приймається на роботу повторно на те саме підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.

     Державні службовці, які приймаються на роботу відповідно до Закону України “Про Державну службу“, заповнюють    особову картку за формою №   П-2ДС, затверджена наказом Мінстату України від 26.12.1995 р. №343.

            

Завдання для обов’язкового виконання :

1.     Законспектувати та вивчити матеріал.

2.     Скласти і рукописним способом оформити автобіографію,  резюме,  розписку.

3.     Скласти заяву про надання відпустки та наказ про надання відпустки.

4.     Скласти наказ про переведення працівника на іншу роботу чи посаду.

     5.     Скласти наказ про заохочення та про стягнення. 


  Дисципліна «Маркетинг ІПП» 

Завдання: 

1.     Скласти конспект та опрацювати матеріал з вказаних тем.

Завдання для практичних робіт:

2.     Створити буктрейлер на  книгу українських письменників   актуальної тематики, дотримуючись  відповідних вимог та використовуючи одну  з рекомендованих програм.

3.     Підготувати презентацію на одну з тем даної  дисципліни, використовуючи вивчений матеріал та нову інформацію, іллюстрації, таблиці, схеми.

     Якщо виникають запитання, зв'язок у Viber або телефонуєте.

                      Тема: Інноваційні бібліотечні продукти.

      Термін «інформаційний продукт» у довідковій та бібліотекознавчій літературі має декілька трактувань.

    Так, згідно із ДСТУ ГОСТ 7.9:2009 (ИСО 214–76) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» (ГОСТ 7.9–95 (ИСО 214–76), IDT), що діє з 1 грудня 2009 р.,

    інформаційний продукт (продукція) – матеріалізований результат інформаційної діяльності, призначений для задоволення інформаційних потреб громадян, державних органів, підприємств, установ і організацій .

      ГОСТ 7.0-99. «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения»  визначає інформаційну продукцію як документи, інформаційні масиви, бази даних та інформаційні послуги, які є результатом функціонування інформаційних систем.

    У Законі України «Про інформацію»  інформаційну продукцію визначено як матеріалізований результат інформаційної діяльності, призначений для задоволення потреб суб’єктів інформаційних відносин, якими, згідно з цим же законом є фізичні та юридичні особи, об’єднання громадян, суб’єкти владних повноважень.

            Закон України «Про інформаційний суверенітет та інформаційну безпеку України» подає поняття інформаційного продукту, як матеріалізований результат інформаційної діяльності, документований на будь-якому носії або оголошений публічно та призначений для забезпечення інформаційних потреб користувача. Відповідно, інформаційні послуги – це інформаційна або інформаційно-посередницька діяльність, спрямована на задоволення замовних запитів і потреб користувачів інформаційної продукції .

     ДСТУ 7448:2013 «Інформація і документація. Бібліотечно-інформаційна діяльність. Терміни та визначення понять», який набрав чинності з 1 липня 2014 р., визначає інформаційну послугу як надання інформації певного виду користувачеві бібліотеки відповідно до його інформаційного запиту [7, с. 29].

          Сьогодні веб-сайт бібліотеки можна охарактеризувати як багаторівневий комплексний інтегрований  бібліотечно-інформаційний продукт.

        Веб-сайт має власну («фізичну») адресу, регулярні та довідкові дані, зокрема відомості про каталоги, електронні ресурси, бази даних, електронні виставки, наукову та видавничу діяльність, нові надходження, конференції, бібліотечні новини.

   Веб-сайт має свою пошукову систему, яка дає змогу зорієнтуватися у фонді бібліотеки. При цьому основна частина інформації веб-сайту є незмінною або статичною та підлягає багаторазовому використанню. У міру надходження нової інформації, попередня архівується.

     Паралельно зі створенням  сайтів сучасні бібліотеки спрямовують зусилля і на охоплення веб-середовища соціальних мереж, яке для більшості сучасних користувачів є звичним способом спілкування, пошуку інформації, реалізації професійних інтересів.

     Найбільш пристосованою для просування бібліотеки більшість бібліотечних працівників вважають мережу Facebook (http://facebook.com). Порівняно з іншими соціальними мережами платформа Facebook привертає увагу бібліотек з огляду на ряд критеріїв:

ü  цільова аудиторія ресурсу (старша 14 років),

ü  наявність різноманітних груп (спільнот) за інтересами,

ü  можливість рекомендувати ту чи іншу інформацію сторінки друзям (обмін посиланнями), високі рейтинги використання порівняно з іншими соціальними мережами та ін.

         Водночас багато бібліотек представлені одразу в кількох соціальних мережах. Зокрема Національна бібліотека України ім. В. І. Вернадського забезпечує інтернет-комунікацію зі своїми читачами через мережі Facebook (https://www.facebook.com/pages/Національна-бібліотека-України-імені-В-І-Вернадського/712692775441557), «ВКонтакте» (Група читачів НБУВ – https://vk.com/club22008307),  Twitter (за адресою – https://twitter.com/NBUV/)

    Яскравим прикладом позитивного досвіду інформаційно-аналітичного виробництва вітчизняних бібліотек є діяльність підрозділів Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського  

  На веб-сайті НБУВ створено посилання, за допомогою якого можна перейти на сторінку бібліотеки в мережі Facebook.  Можливість переходу з веб-сайту на власні сторінки в соціальних мережах надають усі національні бібліотеки України.

     Сторінки бібліотек у соціальних мережах дають можливість:

v  удосконалити форми інформаційно-бібліотечного обслуговування користувачів,

v  підвищити його ефективність,

v  забезпечити надання оперативного доступу до нових надходжень,

v  інформування стосовно виставок, конференцій та інших бібліотечних подій.

         Бібліотечна сторінка в мережі має й іншу ознаку інформаційного продукту – нею можна користуватись постійно, або багаторазово, причому, на відміну від традиційних бібліотечних продуктів, інформація в яких піддається старінню,

   Інформація мережевої сторінки регулярно оновлюється, тобто користувач завжди має справу з актуальною інформацією. Причому, на відміну від сайту, інформація мережевої сторінки бібліотеки, у випадку, якщо вона одного разу була вподобана користувачем,  надходить до нього «самостійно», з’являючись у його стрічці новин.

      На відміну від сайту бібліотеки, який виконує навігаторську функцію щодо фондів бібліотеки, сторінка у соціальній мережі не має пошукових механізмів.

    Головний зміст інформації бібліотек у соцмережах – новини, часто дубльовані із сайту бібліотеки, анонси, оголошення, повідомлення, звіти та фотогалереї з різноманітних заходів і презентацій, конкурси чи опитування. Специфічною функцією сторінки бібліотеки в соціальній мережі можна вважати спрямування користувача до актуальних, нових, корисних чи цікавих інформаційних продуктів.

    Відповідно, пріоритетною характеристикою інформаційних продуктів, розміщених на мережевій сторінці бібліотеки, має бути оперативність. Зокрема анонсування заходів чи оголошення про зміни у режимі роботи бібліотеки повинні бути завчасними, а реакція на події, заходи, визначні дати не має запізнюватися.

Дослідження компанії CNN, яка проаналізувала поведінку міжнародних читачів щодо вибору каналів отримання новин в Інтернеті, показало – 43 % новин поширюються через соціальні сайти, зокрема Facebook, Twitter, MySpace і YouTube. Решта способів доставки новинного контенту – використання електронної пошти – 30 %, SMS – 15 % і миттєвих повідомлень (ICQ тощо)

  Отже, бібліотечні сайти та сторінки в соціальних мережах можна визначити як інноваційний інтерактивний бібліотечний інформаційний продукт.

Тема :  Доступ  Інтернету як нова бібліотечна послуга.

                                                                    

Інтернет активно використовують бібліотеки в своїй діяльності.

 Українська бібліотечна асоціація (УБА) пропонує бібліотекарям зважати на такі рекомендації, затверджені секцією Звітно-виборчої конференції УБА 23 березня 2001 р. та на Президії УБА. 26.04.2001

Бібліотеки забезпечують  громадянам  право на отримання інформації. Це має особливе значення для розвитку демократичного громадянського суспільства, функціонування якого забезпечують освічені й поінформовані громадяни. Розвиток електронних ресурсів  ставлять нові завдання перед бібліотеками та бібліотекарями. 
      Організація користування читачами ресурсами Інтернету повинна відповідати місії, завданням та функціям бібліотеки. Інтернет - важливий складник інформаційних ресурсів сучасної бібліотеки, бібліотека  надає доступ читачам до електронних інформаційних ресурсів і допомагає орієнтуватися в них. 
      УБА рекомендує надавати доступ до Інтернету читачам бібліотек безкоштовно. 
      Адміністрація бібліотеки відповідає за:

надання технічної можливості доступу до Інтернету та розробку, доведення до відома читачів і дотримання правил користування Інтернетом у бібліотеці.

         Адміністрація бібліотеки має:

–        Визначити роль бібліотеки у навігації в інформаційних ресурсах.

–        Укладати, наприклад, рекомендаційні списки сайтів для дітей та юнацтва або з окремих актуальних питань.

–           Створювати та популяризувати електронні ресурси, вже розроблені бібліотекарями (електронні каталоги, домашню сторінку бібліотеки, укладені нею покажчики, інші електронні публікації тощо). 

–          Запропонувати програму навчання читачів-користувачів Інтернету. Навчання може бути індивідуальним чи колективним, охоплювати різні категорії читачів (студентів, юристів, вчителів), присвячене різним темам (Загальні принципи роботи в Інтернеті, Пошук інформації з певних питань).  Можуть використовуватись усні або письмові форми навчання. 

     Для успіху функціонування Інтернет-центру у бібліотеці важливо розробити, чітко сформулювати та викласти у письмовій формі правила користування Інтернет-центром та роботи в Інтернеті для читачів. Правила користування повинні містити обгрунтування того, чим Інтернет-центр у бібліотеці відрізняється від Інтернет-кафе.

До правил варто включити:

Визнання того, що Інтернет - це світова мережа і бібліотека не несе відповідальності за інформацію, яку читач може отримати з неї. 
    Ставлення адміністрації бібліотеки до встановлення "фільтрів" (спеціального програмного забезпечення) на робочі станції з Інтернетом (своєрідної цензури). УБА не рекомендує бібліотекам встановлювати "фільтри", а радить більше уваги приділяти навчанню читачів пошуку інформації в Інтернеті. 
    Визначення того, що вважається неприпустимим при використанні Інтернету (перегляд та розповсюдження заборонених законом матеріалів; порушення законів копірайту, неправомірне "скачування" та використання ліцензій на програмне забезпечення; комерційне використання Інтернету, наприклад, продаж, купівля, рекламування товарів та послуг тощо). 
Обгрунтування, того, що користувач Інтернетом повинен мати читацький квиток. 
Положення щодо використання читачами електронної пошти, ігор або дискусійних форумів (чатів) тощо. 

Чи передбачена можливість роздрукування матеріалів з Інтернету або їх копіювання на дискету.
     Порядок користування (за попереднім записом чи "жива" черга), час роботи в Інтернеті (30 хвилин чи година). 
      Бібліотекарі повинні бути готові до роботи з Інтернетом як інформаційним ресурсом. Цьому питанню мають приділити відповідну увагу навчальні заклади, а також інші організації, що займаються безперервною освітою бібліотечних працівників. Адміністрації бібліотек рекомендується забезпечити умови для оволодіння бібліотекарями навичками роботи з Інтернетом. 

18-24 серпня 2002 р. у м. Глазго Шотландiя, вiдбулася 68 Генеральна конференцiя та Рада IФЛА   Сесiя Ради IФЛА затвердила "Манiфест IФЛА про Iнтернет".

В якому вказано, що безперешкодний доступ до iнформацiї є важливим для свободи, рiвностi, глобального взаєморозумiння та миру.

Бiблiотеки та iнформацiйнi служби є важливими брамами до Iнтернету. Вони пропонують зручне середовище, надають рекомендацiї та допомогу,

   З появою новітніх інформаційних технологій бібліотеки  надають нові бібліотечні послуги , а саме:

1.                               Здійснює ксерокопіювання документів

2.                                Надають безкоштовні консультації "Основи користування Internet“

3.                               Дозволяє відвідування необхідних сайтів;

4.                                Дає можливість створити бібліотечний сайт та блог;

5.                                Використовувати електронну пошту;

6.                                Бути користувачем соціальної мережі;

7.                                 Мати можливість  спілкування в Skype;

8.                                 Отримати   доступ до офіційної інформації (ПДГ) та  різноманітної                                       інформації;

9.                                Вільний доступ до мережі Інтернет;

10.                            Спілкування в Skype;

11.                             Відвідування необхідних сайтів;

Дає можливість надавати додаткові послуги:

 • Запис на СD та флеш носії;

 • Комп’ютерний набір;

 • Сканування та копіювання;

 • Роздруківка документів;

 • Пошук необхідної інформації бібліотекарем;

    • Перегляд DVD та прослуховування CD

 Тема: Організація ефективного музейного маркетингу.

  Філіппу Котлеру, якого вважають "батьком" сучасного маркетингу, належить найгеніальніше і тому найпростіше визначення цього поняття "маркетинг". Це вид людської діяльності, спрямованої на задоволення потреб через обмін.

Маркетинг установ культури – це формування попиту і задоволення потреб у сфері дозвілля.

У сфері дозвілля сьогодні зосереджується величезний ринковий потенціал. Індустрія дозвілля з кінця XX ст. стала пріоритетною,найпривабливішою для інвестицій і стабільно високоприбутковою сферою постіндустріальної економіки.

  Для більшості музеїв розвинених країн у XXI ст. норма – утримувати окремі відділи маркетингу . В той час як для музеїв України маркетингова діяльність досі залишається малозрозумілою дивовижею.

Теорія маркетингу ґрунтується на вченні про ринок. За Ф. Котлером, ринок – це сукупність усіх покупців (як реальних, так і потенційних) визначеного виду товару чи послуги. Обсяг ринку залежить від кількості покупців, які у змозі відреагувати на ту чи іншу пропозицію ринку.

Комерційний маркетинг зосереджує зусилля на двох базових ринкових ареалах:

  o   ­ доступному ринку – сукупності покупців, які проявляють інтерес і володіють фінансовими можливостями й зручним доступом до певного товару чи послуги;

  o   ­ потенційному ринку – сукупності покупців, які проявляють інтерес до певного товару чи послуги.

Музейний маркетинг (від англ. market – ринок) – це система знань про теорію і практику створення, просування до потенційних споживачів та збуту музейного продукту, а також налагодження комплексу комунікативного діалогу між музеями та суспільством і його окремими інституціями.

Виходячи з цих положень, маркетинг музею повинен реалізуватися у двох стратегічних напрямах:

     ·          презентація і просування музею й усіх форм його суспільної діяльності                 (некомерційний маркетинг);

     ·         ­ презентація і просування конкретних музейних послуг чи товарів (комерційний маркетинг).

Комерційна складова музейного маркетингу – це система організації і збуту музейного продукту, зорієнтована на задоволення потреб споживачів та отримання прибутку на основі дослідження і прогнозування ринку, вивчення внутрішнього музейного і зовнішнього ринкового, інституційно-суспільного й дозвіллєво-культурного середовища, розробки заходів щодо поліпшення музейного продукту, асортименту музейних послуг і товарів, вивчення потреб і культурних запитів відвідувачів, проведення конкурентоздатної цінової політики, формування попиту, стимулювання відвідування, PR і реклами.

Поняття зовнішнього середовища музейного маркетингу вирізняють сім факторів:

  §  ­ політичні: політична система (її цінності і задекларований курс у сфері демократизації й гуманізації суспільства, відкритості до партнерства з іншими державними інституціями, підтримки культури й туризму) та законодавчо-правове регулювання музейної діяльності;

  §  ­ міжнародні фактори: добросусідські відносини, доступність національної культурної спадщини для міжнародних туристичних потоків та міра інтегрованості національної музейної мережі у глобальну індустрію туризму;

  §  ­ соціально-культурне середовище: різні групи людей, які мають різні культурні характеристики, менталітет і систему цінностей;

  §  ­ економічні фактори: рівень зайнятості, інфляції, структура витрат споживчого кошика громадян, цінова кон'юнктура тощо;

  §  ­ ринкові фактори: рівень міжмузейної кооперації та інформаційного представництва музеїв у глобальній мережі Інтернет та інформаційних джерелах (ТБ, преса) мас-медіа; життєві цикли популярності музеїв та окремих музейних продуктів;

  §  ­ технологічні фактори: рівень запровадження досягнень НТР у галузі і конкретній музейній установі;

  §  ­ фактори конкуренції: внутрішньої між окремими музеями міста за увагу місцевого споживача та приїжджого туриста й зовнішньої з іншими установами індустрії дозвілля.

Під внутрішнім середовищем музейного маркетингу варто розуміти сукупність технологічних процесів і зв'язків між підрозділами музею, що визначають споживчі характеристики музейного продукту.

Концептуальний рівень комерційного музейного маркетингу полягає у виборі й чіткому формулюванні маркетингової стратегії установи на середньо- й довготривалу перспективу.

Маркетингова стратегія музею – це концепція і план конкретної поведінки на ринку з метою поширення інформації про себе, популяризації свого продукту серед громадськості, підтримування й розвитку власного позитивного іміджу, пошуку нових груп потенційних споживачів музейного продукту та загалом заходи зі зміцнення своїх позицій у суспільстві на довготермінову перспективу.

Стратегія маркетингу повинна відповідати на такі запитання:

  §  ­ який товар виводиться на ринок, в якому асортименті та за якою ціною;

  §  ­ на якого споживача (сегмент ринку) він розрахований;

  §  ­ які умови необхідно створити для продажу товару на запланованому рівні;

  §  ­ через які канали і в яких обсягах буде організоване просування товару до споживача;

  §  ­ яких економічних результатів варто очікувати від реалізації конкретного ринкового проекту і які витрати для цього потрібні.

Стратегій існує досить багато. Концепція некомерційного маркетингу ґрунтується на теорії зростаючих культурних потреб.

Метою некомерційного музейного маркетингу є підвищення соціальної значущості діяльності музейної установи, її місії і суспільної ваги, створення яскравого привабливого образу як скарбниці мистецтв і культурної спадщини. Цей вид маркетингу називають іміджевим (чи престижним). На базі маркетингу цього типу будуються технології і стратегії фандрайзинга.

Відмінність некомерційного маркетингу від комерційного полягає в тому, що залучення ресурсів для відтворення діяльності і розвитку музейної установи та реалізації соціально значущих культурних проектів і програм здійснюється головним чином за рахунок залучення ресурсів "іззовні": бюджетних засобів, грантів благодійних фондів, спонсорської підтримки і приватних пожертвувань.

Вибір тієї чи іншої маркетингової стратегії музею ґрунтується на комплексі попередніх та поточних маркетингових досліджень.

Маркетингові дослідження споживчого ринку – це комплекс досліджень, котрі дають змогу сегментувати сукупність споживачів музейного продукту на профільні групи, а відтак – визначати та формувати (актуалізувати) інтереси Цих споживацьких груп і пропонувати оптимальні схеми диференційованого задоволення їхніх культурних потреб.

Комплексне дослідження ринку здійснюється в чотирьох напрямах:

      ­ дослідження ринку як такого;

      ­ вивчення споживачів;

      ­ вивчення товарів;

      ­ вивчення конкурентів.

Дослідження ринку передбачає:

а) визначення ємкості ринку, а також можливої частки нашої участі у загальноміському й регіональному ринках музейної пропозиції;

 б) прогнозування тенденцій розвитку музейного і ширше – дозвіллевого ринку на найближчий сезон/рік; в) виявлення тенденцій розвитку культурно-дозвіллєвого ринку на п'ять і більше років.

Вивчення споживачів дає відповіді на такі запитання:

      ·         кого можна вважати потенційними споживачами наших послуг і товарів;

      ·         яка чисельність і географія кожного сегмента;

      ·         які мотиви є передумовою чи спонукою до відвідування нашого музею;

      ·         які саме їхні освітні, пізнавальні, культурно-естетичні й дозвіллєво-відпочинкові               потреби не задовольняються музейними установами-конкурентами.

Вивчення товарів передбачає пошук відповідей на запитання: чи конкурентоспроможна наша пропозиція порівняно з музейним продуктом (і його сервісними характеристиками) конкурентів; як потрібно реорганізувати нашу експозиційно-виставкову й культурно-масову діяльність згідно з виявленими потребами.

Вивчення конкурентів з'ясовує: хто є нашими основними конкурентами; чому сусідні музеї користуються більшим попитом у споживачів; які цінову й принаджуючу стратегії застосовують наші конкуренти; які канали реклами і PR- просування вибираються ними і чому; якими перспективними інноваціями вони зараз займаються і загалом чого ми можемо в них навчитися.

У повсякденній практиці музейної справи відбувається маркетинговий моніторинг – спілкування музею зі своїми відвідувачами щодо сприйняття чи несприйняття ними музейної експозиції.    Проводяться спеціальні експрес-опитування чи анкетування.  Вони дають музейним працівникам змогу вивчити основні групи відвідувачів, їхні інтереси та побажання.

Нові можливості моніторингу надають інформаційні технології. Кожен сучасний музейний веб-сайт має лічильник відвідувань, багато з них містять анкети для відвідувачів, за допомогою яких збирається інформація для подальших маркетингових досліджень. До того ж сучасні інформаційні технології значно прискорюють і здешевлюють проведення спеціалізованих і вибіркових маркетингових опитувань.

Сьогодні гостро проявляються тенденції до скорочення життєвого циклу товарів і послуг, посилюється прагнення людей до новизни і різноманіття. Активніше змінюються інтереси споживачів – звідси тенденція до подрібнення ринків. У такій ситуації успішність маркетингових стратегій визначається точністю сегментації аудиторій, можливістю коректувати пропозицію під швидко мінливий попит і утримувати інтерес за рахунок інтенсивної комунікації.

На початку XXI ст. музейний маркетинг – це диференційований (багатосегментний) маркетинг, заснований на індивідуалізованому підході до сегментів, для кожного з яких проводиться концентрований маркетинг. (Зокрема, окремі стратегії для школярів і ліцеїстів дитячої і підліткової вікових груп, для студентської молоді, для туристичних груп з інших регіонів України, що прибули в місто чи обслуговуються турфірмами міста, для інтуристів, для членів творчих гуртків чи спортивних секцій, для матерів з дітьми, для уїк-ендового сімейного дозвілля батьків з дітьми, для журналістів та представників бізнесу, для літніх осіб, для національної меншини, для конфесійної спільноти та ін.). Це зумовлено особливостями попиту, насамперед низьким рівнем соціального зацікавлення музейним продуктом, несистематичністю (поодинокістю чи стихійністю) його споживання та високим рівнем взаємозамінності музейного та альтернативних йому дозвіллєвих продуктів. Недиференційований маркетинг у музейній практиці застосовується набагато рідше.

Товари і послуги сфери культури в цілому, у тому числі музеїв і галерей, призначені для задоволення так званих потреб "високого порядку" – у самоствердженні, самоповазі, соціальній приналежності (відповідно до розповсюдженої концепції "ієрархії потреб" А. Маслоу).

      Технології маркетингу надають товарам і послугам соціальне значення. Попит на товари і послуги, що пропонуються сферою культури, безпосереднім чином зв'язаний із соціально-психологічними мотивами людей, що відносять себе до певного суспільного кола.

Саме тому комерційні музейні комунікації спираються на моделі соціального поводження, а саме:

ü  ­  приєднання до більшості;

ü  ­ прагнення придбати товар чи спожити послугу, щоб не "відстати від життя";

ü  ­ відповідати стилю життя визначеної соціальної групи,

ü  ­ бути модним;

ü  ­ виділятися з пересічної юрби;

ü  ­ підкреслювати й демонструвати оточуючим власну винятковість й обізнаність.

Попит на музейні товари і послуги розділяють на потенційний і актуальний.

    Обсяг потенційного попиту оцінюється кількістю людей, які виявляють цікавість до культури.

    Актуальний попит визначається кількістю реальних теперішніх відвідувачів музеїв та покупців їхньої продукції. Обсяг попиту на музейний продукт залежить від багатьох чинників, але, що найважливіше, піддається цілеспрямованому впливу.

Практично в усіх музеях України має місце значний розрив між потенційним та актуальним попитом, тобто існує дуже велика частка людей з відповідними культурними запитами, які не знають про пропонований музейний продукт, а тому і не стають його споживачами.

Важливого значення музейні маркетологи надають налагодженню й підтримуванню регулярної комунікації між музеєм та його постійними клієнтами (фізичними і юридичними особами). У кожному західному музеї існують спеціальні банки даних (досьє) постійних клієнтів та введені посади спеціальних працівників, у професійні обов'язки яких входить підтримування інформаційного діалогу з цими клієнтами (зазвичай ними є солідні персони, відомі політики, вчені, бізнесмени, спортсмени, журналісти, представники шоу-бізнесу і творчих професій та інші представники елітного бомонду, а також фірми, які дбають про розвиток власного іміджу й внутрішньої корпоративної культури).

    Українському музеєві для формування такого банку даних за вихідну основу може послужити Книга відгуків, у якій відвідувачі діляться своїми побажаннями і враженнями від знайомства з музеєм.   Необхідно підтримувати інформаційний зв'язок з  відвідувачами, знайомити їх з новими музейними проектами та акціями шляхом поштових розсилок, персональних урочистих карток-запрошень на ці акції тощо. Звичайною практикою стають комп'ютерні розсилки (e-mail) музейних анонсів і прес-релізів в офіси усіх фірм місцевого населеного пункту (потенційні бізнес-партнери або корпоративні клієнти), а також підтримування щоденних інтерактивних комунікацій з туристичними фірмами й екскурсійними бюро.

   Віртуальні книжкові магазини, комп'ютерний продаж і бронювання квитків, реклама на банерах і обмін посиланнями в Інтернеті різко збільшують аудиторію й обсяги продажу.  Сучасні інформаційні технології забезпечують доступність музейної пропозиції для глобальної аудиторії. Отже, комерційний успіх формується в результаті масштабу комунікації.